Le Blog de PMil

Il faut être KISS (Keep It Short and Simple), en dehors de ce superbe morceau de « Prince », il faut aller droit au but comme dirait l’OM. Ce principe est bien connu des plus anciens (les jeunes chercheront sur Google). Une célèbre réplique des Shadocks : « Pourquoi faire simple quand on peut faire compliqué ? » Ce principe vient au départ de l’industrie : réduire la complexité d’un objet, pour simplifier sa maintenance et son évolution.

Dans la littérature, il existe moult définitions :

• Pour bien maîtriser l’art de faire court et simple, il faut appréhender la complexité sans avoir peur de se laisser aller à un certain malaise de noyade que va susciter cette complexité.
• Ensuite on doit retirer tout ce qui dépasse, le superflu, l’inutile, le sans intérêt, on peut le comparer à l’élagage d’un arbre, on va penser de façon simple pour ne conserver que la substantifique sève.

Le schéma au tableau, les post-it au mur, l’organigramme, toutes les méthodes sont bonnes pour comprendre, intégrer tous les éléments, faire ressortir ce qui est essentiel pour construire le schéma directeur synthétique.

Point d’attention : Il est important de relater de façon transparente et avec honnêteté ce schéma directeur, car selon les interprétations ouvrant à la simplicité, l’idée de départ peut être escamotée ou devenir une excuse à ne pas entrer dans l’action.

Pour arriver à s’en sortir dans ce processus, il convient de se poser quelques questions lorsque l’on communique pour être « KISS ».

Par exemple pour un article Web, nous allons commencer par écrire les informations les plus importantes au début du texte, afin d’attirer l’attention du lecteur.

Dans la réalisation d’un cahier des charges, des users stories ou une expression de besoin, on va s’attarder à simplifier la demande.

Prenons un autre exemple plus concret, celui de la réalisation du cahier des charges de la marque de montre Swatch : le pré requis reposait sur la réduction du nombre de pièces utilisées pour la fabrication d’une montre ainsi que sur les matériaux simples, ce qui a entraîné une nouvelle gamme de montres plus compétitives, et donc plus jeunes en terme de cible.

Dans mon message je ne dois avoir qu’un seul message

Mon message ne doit reprendre que l’essentiel

Est-ce qu’il est compréhensible par un enfant de CP

Est-ce qu’il va faire avancer le Schmilblick

Est-ce qu’il répond à l’atteinte de l’objectif

Est-ce qu’il est applicable

Bonjour à tous, Nous devons apporter une réponse à notre client concernant son flux de production. Pour rappel il doit faire 50% d’économie dans la gestion de ses retours colis, attention de ne pas oublier qu’il nous a mis en concurrence sur ce dossier, qu’il veut aussi que l’on regarde son problème de DLC qui est intrinsèque à son flux et que l’on puisse y répondre pour demain midi, pour donner suite à notre réunion de ce matin dans ses locaux.
Il est important pour nous d’y mettre toute notre énergie sans oublier les chantiers que nous avons également en production et en cours. Je ferai le document de présentation pour nous permettre de répondre dans les délais.
C’est pour cela que j’ai envoyé une invitation à tout le monde pour demain matin, regardez votre boîte mail et merci de cocher OK.
Notre objectif comme d’habitude est le service client, il est important de bien préparer cette réunion pour arriver avec des solutions et de ne pas y réfléchir sur le moment.
Merci de votre action..

Pour faire simple ! :

Bonjour à tous,
Suite à notre rdv de ce matin avec notre client, nous devons :

Apporter une réponse d’optimisation de son flux « retour colis »

L’objectif est de réduire sa charge RH de 50%

J’ai posé une réunion demain de 9h00 à 10h00 pour fixer cet objectif

Merci d’arriver avec des ébauches de solutions plutôt clean

Je réaliserai le doc de présentation

Merci de votre action.

Pour arriver à simplifier un process de production par exemple, cela demande plus d’énergie. Il faut arriver à transformer la complexité en « step » fondamental. Il faut être déterminé et pugnace, continuer jusqu’à la réalisation sans oublier que derrière tout cela, il y a des hommes et des femmes qui vont être amenés à mettre en action tout ce processus, l’histoire doit être simple pour être comprise sans oublier toutes les étapes du process.

Le processus d’analyse doit s’appuyer sur l’existant, comment le simplifier avec des outils, des process, des workflow.

La question qui doit être également posée à ce moment avec les acteurs est assez simple mais obligatoire :

Est-ce que votre organisation va s’adapter à ces nouveaux process ou est-ce que ce sont ces nouveaux process qui doivent s’adapter à votre organisation…. Ou un peu des deux ?

Selon la réponse, il faut bien prendre la mesure de ce qui se passe avant pour ensuite comparer avec la nouvelle organisation et expliquer les écarts.

Adopter une approche « KISS », est aussi important pour l’émetteur que le récepteur. L’égo de l’émetteur sera valorisé (enfin il peut le croire) en entrant dans les détails pour « prouver » qu’il maîtrise le sujet et le récepteur, noyé dans les informations, le bloquant dans sa mise en action.

Il est souvent de mise de parler d’amélioration continue, de dématérialisation, numérisation, optimisation des flux, création d’ERP, politique du changement, entreprise libérée….

Il n’en sera rien si vous ne mettez pas en avant la simplicité dans vos process, votre communication, la gestion de vos réunions, etc.

Il faut prendre du recul pour avoir une vue globale, mais aussi être en prise avec le terrain pour savoir ou simplifier.

Ce process de simplification sera douloureux, mais tellement bénéfique et rentable.

Michel Illouz - @fev 2021 - Pour en discuter, contacter moi contact@pmil.fr.

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