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L’exercice consiste à lister toutes les dépenses de l’entreprise. Chaque achat doit être répertorié de façon la plus détaillée possible, à minima : date d’achat, nom du fournisseur, prix unitaire HT, désignation du produit, quantité achetée, …..
On réalisera le travail à minima sur une période d’un an, idéalement sur 3 ans.

On va commencer à travailler avec l’ERP (quand il y en a un).
Lorsque c’est le cas, on extrait les données existantes. Et on cherche à les compléter ou les affiner avec les données collectées auprès des approvisionneurs, des équipes de vente, du service production, du service qualité et évidement auprès des fournisseurs (qui seront au travers de reportings d’excellentes sources d’informations).

Pas d’inquiétude si l’entreprise ne dispose pas d’ERP !
Aussi éclatée que soit l’information, il est toujours possible de la retrouver et de la rassembler. Ainsi, il m’est arrivé de devoir récupérer les factures papier stockées au service comptable pour pouvoir identifier les dépenses de l’entreprise et construire ainsi ex-nihilo la cartographie achat.

Une fois toutes les données collectées, nous allons attaquer l’étape de nettoyage de ces informations. L’exercice est capital si l’on veut disposer d’une base de données propre et exploitable. Il s’agit par exemple de :

• Vérifier que les données en provenance de sources différentes n’ont pas été saisies en double.
• S’assurer qu’un même fournisseur n’est pas renseigné plusieurs fois dans le fichier avec des dénominations sensiblement différentes.
• Contrôler également les désignations articles pour s’assurer que chaque article n’est pas présent dans le fichier lui aussi sous des désignations différentes. Une fois avec un code article, une autre fois avec une désignation et une autre fois encore avec la référence propre au distributeur qui vous l’a vendu.

Cette étape de classification relève du bon sens pour bien des lignes de dépense. Vous pourrez dégrossir une bonne partie de la classification en posant des filtres dans votre fichier Excel. Vous allez cependant devoir vous appuyer sur les équipes opérationnelles pour segmenter vos achats plus techniques. En effet, ce travail collaboratif est pour moi un enjeu majeur. Car il pose les fondations d’une relation constructive et gagnante entre les différents services de l’entreprise.

La plupart du temps, je profite de ce travail avec les équipes pour construire en parallèle de la cartographie achats, la base de données fournisseurs et la bibliothèque des contrats existants.

Je vous recommande de faire de même, car ce sont vraiment deux outils utiles à la fonction achat. En effet, traiter cet exercice en même temps que votre collecte de données vous fera gagner beaucoup de temps par la suite.

Une fois les dépenses identifiées, les données extraites, le fichier nettoyé et les achats classifiés, nous allons pouvoir nous atteler à la partie sympathique de la cartographie : l’analyse des données.

Nous allons data cruncher dans tous les sens, triturer les données, afin d’avoir une vision factuelle et précise de nos dépenses.

De nombreuses méthodes d’analyses peuvent vous y aider.

Très simplement et pour commencer, un classement Pareto 20/80 vous permettra d’identifier rapidement parmi vos familles d’achat quelles sont les 20% de celles-ci représentant 80% des dépenses.

La méthode ABC appliquée aux achats va permettre une approche plus fine encore en éclatant les achats en 3 groupes :

• Le groupe A (ce sont les 20% des familles qui représentent 80% de la valeur totale des achats). Ce sont souvent des achats stratégiques.
• Le groupe B regroupe plutôt les achats indirects et récurrents. Ce sont les 30% des familles qui représentent 15% des achats.
• Le groupe C (ce sont les 50% des familles qui représentent 5% des achats) ; il représente souvent des achats aux coûts administratifs très élevés compte tenu du nombre important de commandes.

Enfin, on pourrait citer aussi la matrice de Krajic. Elle vous permettra de classer les produits achetés en fonction de leur complexité d’achat :(produits simples, produits lourds, produits à effet de levier, produits stratégiques).

Chacune de ces méthodes d’analyse vous aidera à prioriser vos achats et identifier le type de relation à adopter avec vos fournisseurs.

Une fois votre référentiel achat analysé, vous allez pouvoir représenter visuellement la segmentation de vos achats.
On communique donc sur la segmentation globale puis on peut faire un focus sur une famille d’achats. Par exemple, on peut mettre en avant le nombre de fournisseurs actifs dans cette famille. De plus, vous pourrez aisément présenter les achats stratégiques et identifier parmi ceux-ci ceux qui sont à risque.

C’est le moment sympa de l’exercice : partager avec la Direction et les équipes la cartographie de vos achats.
Surtout, il faut passer un peu de temps à la mise en forme des données et à leur représentation graphique pour que cela soit percutant. Powerpoint fait cela à merveille.

C’est bien là l’enjeu… Car il s’agit maintenant de travailler sur la stratégie achat en embarquant les équipes avec vous !

Vous voulez travailler sur votre stratégie achats et optimiser vos dépenses, nous pouvons vous y aider. Toutes les infos sur pmil.fr.

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